マルチタスクの注意点

こんにちは！プロマネラボ管理人のぎんたです。

大雨の影響が各地に出ていますね。みなさんも安全に十分注意してお過ごしください。

さて、ＰＭという仕事はマルチタスクの連続です。

自らプロジェクトを計画、推進しながら、メンバーの面倒を見、かつ日々発生する問題に対処する必要があります。

従って、ＰＭは多忙になりがちで、自分で考える、手を動かす必要のあるタスクがなかなか進みません。

ＰＭにとって、マルチタスクで業務をこなしていく事は避けられませんが、なすがままに受け入れていると心にも余裕がなくなり、良い結果を産めなくなってしまいます。

本日はマルチタスクを実践する上での注意点についてお話いたしたいと思います。

以下に私がマルチタスクを行う上での３つの注意点を述べます。

（１）そもそも自分が頭や手を動かさないといけない仕事をできるだけ減らせ

マルチタスクというのは非常に生産性の上がらない手法です。人間は基本的に一度に一つの事はできないですし、一度、他の事を考えてしまうと、元の作業に戻るにも一定の時間がかかり、集中して一つの事を実施した場合に比べ、明らかに生産性は落ちます。

従って、やる必要がある仕事は以下に分類し、①以外のタスクへの自分の関与度はできるだけ下げるべきだと私は思います。

①どうしても自分が頭もしくは手を使い作業しなければいけないタスク

②メンバー等、自分以外の人間に任せ、アドバイスやレビューすれば良いタスク

③最終判断だけすれば良いタスク

人間はせいぜい３個ぐらいのタスクまでしか並行して進める事は難しいと思います。したがって、自分が主で取り組む仕事は常に２~３タスクにとどめるべきです。

（２）やる事と優先度を毎日見直して、実行する優先度を決めてその日の仕事に打ち込む

ＰＭは事あるごとに他の優先タスクが入ってくるものです。優先度も状況によって都度変わる可能性が高いです。

従って、私の場合、前日の仕事終わり、もしくは当日の朝一で、今の優先度とTODOリストを見直し、翌日もしくは当日、どの順番で仕事をこなすかを見直す事にしています。こうする事により、タスクを他の事に目もくれず、集中してこなす事ができます。

（３）時間で区切り、自分の作業に集中できる時間をまとめて持つ

人は一度に複数の事を実行する事はできませんので、マルチタスクを抱える場合には、時間で区切るしかありません。学生時代の時間割のように、この時間は何に取り組むという時間割を作って、その時間はそれだけに集中するようにしましょう。

また、一つの事である程度成果を出すにはまとまった時間が必要です。従って、一日の内、午前中だけなど、打ち合わせを入れない時間を作って、自分の作業に専念する時間を作りましょう。

どんなに優秀な人間でも打ち合わせと打ち合わせの間の15分の積み重ねで仕事をやりきるのは相当難しいので、まとまった時間を確保するようにしましょう。

今回はここまでとしたいと思います。

※プロジェクトマネジメントでお悩みの方に以下のサービスをご提供しております。お気軽にご相談ください。

・個人さま向けPMメンターサービス

・法人さま向けPMメンターサービス