議論をまとめるための資料作成のコツ

議論をまとめるための資料作成のコツ

1.議論が発散するとき、ありますよね?

こんにちは!プロマネラボ管理人のぎんたです。

梅雨のシーズンとなり、最近は毎日、雨が降っていますね。気温も暑くなったり涼しくなったり安定しないので、みなさんも風邪などひかないようお気をつけください。(今日は湿度が高く、若干暑いです。)

さて、皆さんも議論が収束せず、むしろいろいろな人が様々な意見を言ってきて、発散してしまい、資料のレビュのはずが、会議が破綻してしまい、この後どうしようか、、、と途方に暮れてしまった事ないでしょうか?

プロジェクトは、利害関係が一致してない人が多数いますし、自分がやりたい事に対して、それをやりたくない人は大勢います。そのような場合、議論は発散するばかりで収束に向かわない事が多いようです。

本日はこのように発散しがちな議論において、どのような資料を作れば良いかについて、私の意見をお話したいと思います。

2.資料作成上重要な3つのポイント

発散しがちな議論のための資料を作成する場合、以下の3点に気を付ける事が重要だと私は考えています。

(1)目的とゴールを明確にする

まず、議論の目的と議論を通して何を決めたいのか?何をやりたいのかを明確にします。

これがぶれると議論は収拾がつかなくなりますので、まずは目的とゴールを相手に理解してもらい、意識を合わせる事が重要です。

(2)対象を明確にする

目的とゴールを明確にしたら、議論の対象を明確にします。何が対象で、何が対象なのかをしっかりと明記する事で、議論が対象外のものに及んだ時もそれは今回の議論の対象ではないので、という話をし、議論が脇道にそれた時に軌道修正が楽になります。

(3)基本方針を決めて記載する

最後に目的、ゴールを達成するためのアプローチや進め方、決めたい事に対する基本方針を策定しましょう。

基本方針をすりあわせておくことで後の議論が発散しずらくなったり、いざという時に基本方針に立ち戻る事ができます。

今回はここまでとしたいと思います。

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